Informativa sulla privacy per domande e assunzioni
1.1 Introduzione. Otsuka Pharmaceutical Italy S.r.l. (“Società”) è una società del gruppo Otsuka, integralmente controllata dalla società Otsuka Pharmaceutical Europe Limited, con sede a Windsor (“OPEL”). La Società, in linea con la politica del gruppo Otsuka e conformandosi alle indicazioni di OPEL – nella quale opera lo “European Data Privacy Officer” – si impegna a proteggere i dati personali in conformità (i) al Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (“GDPR”) nonché (ii) alla normativa nazionale italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali (“Leggi Nazionali sulla Protezione dei Dati”).
1.2 Scopo dell’Informativa. Questa Informativa indica come la Società tratta i dati e le informazioni forniti dai candidati in occasione dell’invio del proprio curriculum vitae e di eventuali successivi colloqui di valutazione, al fine di una possibile assunzione o collaborazione presso la Società (“Candidati”).
1.3 Ruolo della Società. La Società tratta i dati personali dei Candidati come titolare. I dati identificativi e i riferimenti della Società sono esposti nella carta intestata e comunque reperibili sul sito della stessa (“Sito”).
1.4. Aggiornamenti e revisioni. La Società si riserva il diritto di modificare e/o aggiornare l’Informativa, tenuto anche conto delle eventuali e successive integrazioni e/o modifiche delle Leggi Nazionali sulla Protezione dei Dati e/o del GDPR e/o della disciplina dell’Unione Europea in materia di protezione di dati personali. Per questa ragione l’Informativa è contrassegnata con il numero identificativo progressivo e il mese di pubblicazione. Le nuove versioni dell’Informativa sostituiranno le precedenti e saranno valide, efficaci ed applicate dalla data di comunicazione ai Candidati.
1.5. Disciplina applicabile. La Società opera il trattamento in conformità (i) alla disciplina stabilita dalle Leggi Nazionali sulla Protezione dei Dati; (ii) alla disciplina dell’Unione Europea stabilita dal GDPR, in quanto direttamente applicabile; (iii) alla prassi elaborata dal Garante per la protezione dei dati personali (“Garante”).
2.1 Destinatari dell’Informativa. L’Informativa è rivolta ai Candidati, che conferiscono i propri dati personali sia direttamente alla Società sia presso soggetti terzi (ad es. società/agenzie di recruiting) di cui la Società può avvalersi per le attività di ricerca e/o selezione di personale.
2.2. Ambito di applicazione. L’Informativa si applica ai trattamenti effettuati dalla Società ai fini dell’espletamento delle attività connesse alla valutazione e selezione dei Candidati.
3.1 Dati personali trattati. La Società tratta i dati dei Candidati definibili come comuni – che non rientrano cioè nella definizione di dati sensibili e/o giudiziari delle Leggi Nazionali sulla Protezione dei Dati e nella nozione di categorie particolari di dati personali del GDPR nonché nella definizione di dati relativi alla salute dei medesimi (congiuntamente definiti “Dati Particolari”) – fatta eccezione per alcuni Dati Particolari eventualmente contenuti nei curricula e/o che la Società è tenuta a conoscere in ragione del rapporto di lavoro che potrà essere instaurato, quali, in particolare, l’eventuale appartenenza a categorie protette o l’esito di visite mediche precedenti all’eventuale assunzione. Con specifico riferimento ai Dati Particolari oggetto di eventuale trattamento da parte della Società, si precisa che, ai fini della presente Informativa, sono compresi in tale categoria unicamente (i) dati strettamente necessari con riguardo alle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa oggetto della procedura di selezione e/o (ii) dati che costituiscono un requisito essenziale e determinante ai fini dello svolgimento dell’attività lavorativa. I Candidati sono pertanto invitati a non inviare Dati Particolari se non siano strettamente pertinenti alle ipotesi di cui sopra.
3.2. Fonte dei dati personali trattati. I dati personali, inclusi i Dati Particolari, sono contenuti nei curricula dei Candidati (trasmessi dai Candidati direttamente alla Società o da quest’ultima acquisiti tramite società/agenzie di recruiting di cui la Società si avvale) o sono comunque forniti dai Candidati alla Società in occasione di eventuali successivi colloqui di valutazione finalizzati alla verifica delle competenze e condizioni necessarie per un’eventuale assunzione o avvio di una collaborazione con la Società.
4.1 Finalità, base giuridica e tempo di conservazione. La Società effettua il trattamento dei dati personali inclusi i Dati Particolari dei Candidati per le finalità esposte nella seguente tabella (“Tabella”), nella quale è ulteriormente indicata la relativa base giuridica e, con particolare riferimento al consenso, la necessità dell’espresso consenso o meno ai fini del trattamento nonché il tempo di conservazione:
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Finalità |
Base Giuridica |
Consenso |
Tempo di conservazione |
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A |
Raccogliere e analizzare i dati personali contenuti nei curricula dei Candidati trasmessi/consegnati direttamente alla Società al fine di verificarne le competenze el’idoneità, nell’ottica della fissazione di un colloquio conoscitivo |
questo trattamento è necessario per l’esecuzione di misure precontrattuali (verifica dei dati contenuti nei curricula) adottate su richiesta dei Candidati, mediante la trasmissione/consegna dei curricula stessi |
non richiesto |
i curricula sono conservati per il periodo di tempo necessario ad effettuare le valutazioni e comunque per un periodo non superiore ad 1 anno dal ricevimento. Decorso tale periodo sono eliminati, salvo che (i) non siano funzionali ad una ricerca e selezione in corso o (ii) non si perfezioni all’esito della procedura di selezione un rapporto di lavoro/collaborazione con la Società, nel qual caso i dati personali del Candidato saranno conservati nel relativo fascicolo personale, secondo i tempi indicati nell’informativa per i dipendenti |
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B |
Raccogliere e analizzare i dati personali contenuti nei curricula dei Candidati resi disponibili dagli stessi a soggetti terzi (ad es. società/agenzie di recruiting) di cui la Società può avvalersi al fine di verificarne le competenze e l’idoneità, nell’ottica della fissazione di un colloquio conoscitivo |
questo trattamento si basa sul legittimo interesse della Società ad espletare le attività finalizzate alla ricerca e selezione di personale per coprire posti vacanti |
non richiesto |
i curricula sono conservati per il periodo di tempo necessario ad effettuare le valutazioni e comunque per un periodo non superiore ad 1 anno dal ricevimento. Decorso tale periodo sono eliminati, salvo che (i) non siano funzionali ad una ricerca e selezione in corso o (ii) non si perfezioni all’esito della procedura di selezione un rapporto di lavoro/collaborazione con la Società, nel qual caso i dati personali del Candidato saranno conservati nel relativo fascicolo personale, secondo i tempi indicati nell’informativa per i dipendenti |
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C |
Raccogliere e valutare i dati personali (inclusi, eventuali Dati Particolari nei limiti di quanto indicati all’articolo 3.1.) forniti dai Candidati anche nell’ambito di colloqui di valutazione degli stessi, al fine di intervistare/valutare i Candidati e inserirli nel percorso di recruiting aziendale per l’eventuale assunzione o avvio della collaborazione |
questo trattamento è necessario per l’esecuzione di misure precontrattuali (verifica dei dati personali forniti dai Candidati nel corso di colloqui e selezione) adottate su richiesta dei Candidati; con specifico riferimento ad eventuali Dati Particolari forniti dai Candidati, questo trattamento è necessario per assolvere obblighi e esercitare i diritti ai sensi dell’articolo 9.2 lettera b) del GDPR e, in particolare, per assolvere gli obblighi della specifica disciplina di settore, nonché in conformità all’articolo 111-bis del Decreto Legislativo 196/2003 e all’autorizzazione generale del Garante per la Protezione dei Dati Personali contenuta nel provvedimento n.146/2019 |
non richiesto |
i dati personali forniti dai Candidati anche nell’ambito di colloqui di valutazione degli stessi, sono conservati unitamente ai curricula inviati o consegnati alla Società per il medesimo tempo di conservazione specificato sopra relativamente alla finalità sub A) |
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D |
Raccogliere – per il tramite di apposito questionario - informazioni in merito alla sussistenza di situazioni rischio-reato correlate all’instaurazione di un rapporto di lavoro. al fine di efficacemente attuare il Decreto Legislativo n. 231/01 in materia di responsabilità amministrativa delle società e degli enti e la relativa disciplina interna: (i) raccogliere e conservare eventuali dichiarazioni di conflitto di interesse rese dai Candidati o dichiarazioni di analoghi contenuto/finalità e (ii) procedere a verifiche nei relative a condanne penali e reati. |
questo trattamento – limitato nel caso sub (i) ai dati personali identificativi e agli ulteriori dati dei Candidati inseriti nelle dichiarazioni (ad esempio, rapporti di parentela) e nei documenti di analogo contenuto e, nel caso sub (ii) ai soli dati personali di contatto dei Candidati (nome e cognome, recapiti telefonici, indirizzo email) ed all’eventuale posizione per la quale hanno presentato la candidatura – è basato per il caso sub (i) sull’instaurazione di misure precontrattuali, come previsto dall’articolo 6.1.b del GDPR; nel caso sub (ii) sull’articolo 10 del GDPR per garantire la massima osservanza delle prescrizioni in materia di responsabilità d’impresa derivante dagli illeciti commessi da amministratori, dipendenti e/o collaboratori (D.lgs. 231/2001). |
Non richiesto |
i dati raccolti per questa finalità sono eliminati periodicamente alla fine del quinto anno successivo a quello della relativa acquisizione, salvo che ricorrano esigenze difensive. |
4.2 Facoltatività/obbligatorietà del conferimento dei dati. Successivamente alla trasmissione del curriculum vitae, il conferimento dei dati personali da parte dei Candidati in occasione di eventuali successivi colloqui di valutazione con i soggetti autorizzati della Società è facoltativo. In ogni caso, l’eventuale rifiuto dei Candidati a fornire, in tutto o in parte, dati personali inclusi i Dati Particolari, necessari ed essenziali per la verifica delle competenze e condizioni indispensabili con riferimento alla posizione lavorativa/collaborazione oggetto della ricerca, non permetterà alla Società di espletare le attività necessarie e strumentali all’eventuale instaurazione del rapporto di lavoro/collaborazione con la Società stessa.
5.1 Titolare e autorizzati al trattamento. La Società è titolare del trattamento dei dati personali dei Candidati per l’espletamento delle finalità/attività di trattamento riportate nella Tabella. Gli amministratori, i soci, i dirigenti, i dipendenti e i collaboratori della Società (indipendentemente dallo specifico titolo contrattuale), possono trattare i dati dei Candidati, quali autorizzati al trattamento, a norma di quanto previsto dalle Leggi Nazionali sulla Protezione dei Dati e dall’articolo 29 del GDPR.
5.2. Responsabili e titolari autonomi del trattamento. La Società può designare come responsabili esterni del trattamento soggetti terzi, quali professionisti e società fornitrici di servizi che, previo specifico accordo, effettuano trattamenti per conto della Società per determinate finalità. Tra i responsabili del trattamento possono essere comprese anche società/agenzie di recruiting di cui la Società possa avvalersi per lo svolgimento delle attività di valutazione dei curricula ricevuti direttamente dalla Società e/o per la successiva attività di selezione dei Candidati. L’elenco completo degli eventuali responsabili del trattamento dei dati personali oggetto della presente Informativa può essere richiesto dai Candidati rivolgendosi alla Società, inviando una comunicazione all’indirizzo privacy@otsuka.it. Oltre ai predetti soggetti, i dati personali possono essere comunicati a soggetti terzi che agiscono quali titolari autonomi del trattamento. Si precisa altresì che nei casi in cui la Società si avvale di agenzie/società di recruiting esterne (come indicato nella finalità di cui alla lettera B) della Tabella), queste ultime trattano i dati personali dei Candidati quali autonomi titolari del trattamento.
5.3 Limiti. Gli autorizzati, così come gli eventuali responsabili designati per il trattamento, sono opportunamente istruiti e muniti di specifiche prerogative che consentono l’accesso ai dati personali dei Candidati, inclusi i Dati Particolari, in funzione delle mansioni ricoperte o delle specifiche competenze e degli incarichi e/o impegni assunti (anche contrattualmente, ove ad es. il rapporto intercorra con un responsabile esterno, ai sensi dell’art. 28.3 del GDPR) e in conformità all’Informativa.
6.1 Modalità del trattamento. I dati personali oggetto della presente Informativa sono trattati prevalentemente in via automatizzata, mediante sistemi informatici ovvero in taluni casi manualmente, comunque con logiche strettamente collegate alle finalità per cui sono stati raccolti e in modo da garantirne la sicurezza, nel rispetto di quanto previsto dal GDPR e dalle Leggi Nazionali sulla Protezione dei Dati.
6.2. Luogo del trattamento automatizzato. Il trattamento dei dati personali oggetto della presente Informativa è effettuato, in parte nella sede della Società, con archiviazione nei server della Società, e in parte presso i server di autonomi titolari o responsabili esterni dell’operato dei quali la Società si avvale come stabilito al precedente articolo 5.2.
6.3. Luogo del trattamento cartaceo. Nel caso in cui i dati personali dei Candidati siano conservati in formato cartaceo, i relativi documenti (inclusi i curricula) dove sono contenuti, sono conservati presso la sede legale della Società – o dei responsabili esterni e fornitori di servizi, eventualmente nominati e istruiti per il trattamento – e riposti in appositi archivi, chiusi a chiave ed accessibili unicamente agli addetti dell’ufficio debitamente autorizzati.
6.4. Diffusione e comunicazione. I dati personali dei Candidati trattati non sono soggetti a diffusione. È prevista la comunicazione dei dati personali dei Candidati a responsabili esterni e/o fornitori di servizi individuati e nominati ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
7.1 Diritti. I Candidati possono rivolgersi al titolare per esercitare i diritti previsti dalle Leggi Nazionali sulla Protezione dei Dati e dal GDPR (articoli 15 e seguenti), e, in particolare, per accedere ai propri dati personali, chiederne la rettifica e l’aggiornamento o la cancellazione, limitazioni, come pure richiederne la portabilità, attraverso le seguenti modalità: inviando una comunicazione via e-mail all’indirizzo privacy@otsuka.it.
7.2 Diritto di opposizione. Con le medesime modalità previste all’articolo che precede, i Candidati possono altresì opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati personali che li riguardano, ove la relativa base giuridica sia costituita dal legittimo interesse della Società, ai sensi e per gli effetti di quanto previsto dall’art 21 del GDPR.
7.3 Reclamo. Fermo quanto sopra, in conformità a quanto previsto dall’art. 77 del GDPR, ciascun Candidato che ritenga che il trattamento dei dati personali che lo riguardano sia in violazione del GDPR, può presentare reclamo al Garante (ove – conformemente a quanto stabilito dall’art. 77 del GDPR- tale autorità di controllo abbia sede nello Stato in cui il Candidato risiede abitualmente o lavora) ovvero ad un’autorità di controllo ove si è verificata la presunta violazione.
7.4. Revoca del consenso. Nel caso in cui per talune attività di trattamento sia richiesto il consenso da parte dei Candidati, questi ultimi possono revocarlo in qualsiasi momento – fatti salvi gli adempimenti obbligatori previsti dalla normativa vigente al momento della richiesta di revoca – contattando per iscritto la Società con le medesime modalità previste all’articolo 7.1, che provvederà all’espletamento di tutte le attività necessarie e conseguenti alla revoca, che non pregiudicherà la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.
Data di emissione: August 2025